как сделать картотеку на компьютере

Создание электронной картотеки бумажных документов

Создание электронной картотеки бумажных документов

В организациях все большее распространение завоевывает совместное использование картотек, созданных в бумажном и электронном виде. Преимущества такой системы заключаются в том, что она экономит время и пространство по сравнению с традиционной системой регистрации и хранения документов, а также в значительной степени облегчает их поиск.

Обсуждение вопроса систем хранения документов в масштабах компании выходит за рамки данной книги, но, хочу сказать, что в настоящее время такие системы недороги, а методы их использования просты. Вы можете использовать их в стандартных персональных компьютерах для работы с маломасштабной персональной системой регистрации и хранения данных. Кроме компьютера, вы должны иметь соответствующее программное обеспечение и два элемента аппаратных средств: средство ввода документов в память компьютера (сканер) и устройство хранения большого объема информации, такое, например, как пишущий дисковод компакт-дисков. Такие устройства в настоящее время недороги и продаются, зачастую, вместе с бесплатным комплектом программного обеспечения, позволяющим создать систему регистрации и хранения данных. На компакт-диске вы можете хранить большие объемы информации, а с помощью пишущей аппаратуры записывать, стирать и переписывать ее по многу раз почти таким же образом, как вы делаете это с обыкновенной дискетой (рис. 7. 1).

Некоторые виды программного обеспечения позволяют вам хранить все виды электронных файлов вместе — файлы отсканированных документов, файлы, выполненные в текстовых редакторах и в виде электронных таблиц, документы электронной почты или документы, загруженные из Интернета. С помощью тематической категории, ключевых слов или даты создания отыскать их можно в мгновение ока. Однако следует помнить, что регистрация бумажных документов в традиционной системе еще не потеряла своего значения. Поэтому вам не следует использовать электронную систему регистрации и хранения данных как предлог, чтобы оставить традиционную систему для выбора, что должно регистрироваться, а что отправляться в мусорную корзину. Не сканируйте тех документов, которые были исполнены на вашем собственном компьютере. Отсканированные документы сохраняются в файлах в сжатом виде; для хранения таких файлов требуется гораздо больше места, чем для файлов такой же длины, выполненных в текстовом редакторе. Если вы будете таким образом загружать бумажные копии документов, первоначально выполненных в одном из текстовых редакторов, на свой компьютер, то при их последующей записи на компакт-диск вы обнаружите, что диск заполняется в полном объеме быстрее, чем вы бы того хотели.

Рис. 7.1. Небольшая система обработки и хранения документов

Читайте также

Налоговая стратегия для бумажных активов

Налоговая стратегия для бумажных активов Налоговое законодательство благосклонно относится к долгосрочным инвестициям в большинство бумажных активов и предусматривает снижение налоговых ставок для долгосрочной прибыли от продажи активов и дохода по дивидендам.

Выработка алгоритма работы с электронной почтой

Выработка алгоритма работы с электронной почтой Стремясь повысить производительность труда и концентрацию сотрудников на своих обязанностях, большинство компаний разрабатывает определенные правила работы с электронной почтой. Воспользуемся таким подходом и

Как можно реже пользуйтесь электронной почтой

Как можно реже пользуйтесь электронной почтой Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве

Глава 6 «Люди гибнут за металл» Первые попытки введения в обращение бумажных денег в трагедии «Фауст» Иоганна Вольфганга Гете

Глава 6 «Люди гибнут за металл» Первые попытки введения в обращение бумажных денег в трагедии «Фауст» Иоганна Вольфганга Гете Трагедия «Фауст» – произведение не только о продаже души дьяволу, но и, как ни странно, настоящий экономический трактат. Гете был знаком с этой

Как избавиться от «мусорной» электронной почты

Как избавиться от «мусорной» электронной почты Электронная почта еще хороша тем, что отправка сообщений 100 лицам едва ли будет стоить дороже отправки сообщения одному лицу. Когда вы поймете, что отправка одного краткого электронного сообщения стоит не намного дороже,

Глава 17 Рычаг бумажных активов

Глава 17 Рычаг бумажных активов Как инвестировать с меньшим риском и большей отдачейНесколько месяцев назад один мой приятель рассказал мне, что потерял больше миллиона долларов на фондовом рынке и теперь вынужден опять искать работу. Когда я спросил его, почему он

3. Управление документами электронной почты

3. Управление документами электронной почты Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации. Преимущества

Глава 19 Создание письменных документов

Глава 19 Создание письменных документов Краткое содержание главыЗадача этой главы – показать читателю принцип написания пресс-релизов и дать понимание процесса подготовки и задач других письменных инструментов связей с общественностью, включая ежегодный отчет.В этой

Глава 12 Страсти по электронной почте

Глава 12 Страсти по электронной почте Электронная почта! Вот это рок-звезда! С технической точки зрения – это разумное, быстрое, удобное и доступное средство. Электронные письма так легко отсылать, получать, сканировать, копировать, пересылать, архивировать и находить,

Наши проблемы с электронной почтой

Наши проблемы с электронной почтой Давайте подробнее рассмотрим вышеуказанный список проблем.Холодный тонПервые электронные письма напоминали предыдущее изобретение – телеграммы, передававшие сообщения по всему миру быстрее, чем авиапочта, но стоившие дороже.

Рассылки по электронной почте

Рассылки по электронной почте Рассылки по электронной почте нужно делать обязательно. Даже если вы думаете, что это не очень эффективно, у почтовой рассылки есть важное преимущество – она проста и почти бесплатна. Это инструмент с практически нулевой

О недостатках электронной почты

О недостатках электронной почты Сегодня с развитием высоких технологий мы всё реже и реже пишем письма любимым от руки. Очень жаль. Ведь уходит какая-то важная частичка нашей души а, стало быть, и нас самих.Мне трудно представить, что в будущем бабушка будет показывать

Модуль 8. Правила работы с электронной почтой

Модуль 8. Правила работы с электронной почтой • Мелочи, которые решают все.• Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»).• Работа с полем «Важность» письма («Priority»).• Работа с вложениями («Attaches»).• Работа с полем

Создание документов и таблиц

Создание документов и таблиц В любой предпринимательской деятельности требуется время от времени готовить отчеты, выписывать счета, составлять таблицы. Также в состав дизайн-проекта входят текстовые материалы – пояснительная записка и таблицы спецификаций. Для их

Источник

17 программ для учёта книг в школьной библиотеке

Конечно, если у вас до сотни книг, то вам, скорее всего, не понадобится вести какой-либо учёт. Тем более не понадобится устанавливать и пользоваться специальной программой для этого.

А что делать, если в вашей библиотеке тысяча книг, десятки и даже сотни тысяч книг? Тут, конечно, одними Access и Excel не обойтись.

Предлагаю вам обратить внимание на список программ АБИС — Автоматизированных библиотечных информационных систем.

All My Books (Windows)

All My Books — ещё более понятный и простой инструмент для каталогизации вашей библиотеки. Каталогизировать можно обычные печатные, электронные и аудиокниги.

Внутри имеется режим виртуальной полки, что непременно визуально облегчит навигацию. Можно группировать и сортировать. Круто, что информацию о книгах можно подгружать с Озона, Лабиринта, ЛитРеса и других источников. Это упрощает добавление книг. Надо ввести только название или номер ISBN. Можно ещё, кстати, даже просканировать файлы. Естественно, имеется поиск.

Учёт книг (Windows)

Учёт книг — да, вот так просто и называется. Подойдёт даже на самые старые компьютеры. Подойдёт как для своей небольшой библиотеки, так и для больших библиотек. Можно вести учёт книг, журналов, CD-дисков и прочего.

В базе можно найти информацию о добавляемых книгах и журналах. Предусмотрены такие поля, как название, авторы, категория, тип, издательство, серия, формат, год издания, количество страниц, тираж, обложка, ISBN, УДК, № шкафа, № полки, блок, подблок, время добавления и т.д. Для каждой книги, журнала и чего бы то ни было показываются все читатели.

Библиотека (Windows)

Довольно простая в исполнении программка, где можно вести учёт выданных книг. Можно быстро добавить книгу и указать читателя.

Вот такие инструменты: база читателей и книг; инструменты выдачи и сдачи книг; статистика, которую можно вывести в TXT-файл или в виде таблицы XLS. Выводить информацию можно как о читателях, так и об администраторах и книгах. Первый вход по логину Администратор и паролю 1111. Смотрите только перед установкой полностью распакуйте все внутренности архива, иначе не получится правильно запустить.

Для учёта книг в библиотеке (Windows)

Ага, так и называется «Для учёта книг в библиотеке». Она для учёта книг в библиотеке. Ну, ещё и для учёта журналов, CD, DVD и так далее. Почему бы нет.

Разработана была для библиотеки храма Св. Сильвестра Омско-Тарской Епархии. В ней, конечно, можно просматривать всю историю книги — кому и когда выдавали, контакты читателя, информацию о книге и даже в какой именно полке книга лежит. Если вы религиозный человек, то вам отдадут с лицензией. Нужно лишь будет ответить на вопросы из утреннего правила.

Журнал учёта книг, выданных из библиотеки (MacOS, Windows, Linux)

Это просто удобный XLS-шаблон от Майкрософт. Пользоваться можно через какой угодно девайс. Максимально прост в понимании. Здесь можно записать имя человека, взявшего книгу, контактные данные, название книги, даты выдачи и возврата. Количество дней до возврата книги рассчитывается автоматически. Задолженности красятся красным.

MyLib (Windows)

Небольшая программа с разделами в виде вкладок.

Плюсы: простой интерфейс; интуитивно понятное управление; «резиновая» база данных; система слежения за выданными материалами; поиск. Минусы: редактор списка читателей — его нет; импорт, экспорт и печать данных — тоже нет; как нет и возможности добавить дополнительные поля во вкладке описания книг.

Calibre (Windows)

Это бесплатная программа для каталогизации большого количества книг. С удобным поиском, со встроенным конвертером форматов книг, с возможностью экспорта данных.

У Calibre ещё много полезных функций, которых не найти даже в некоторых платных продуктах: встроенный RSS-агрегатор, контент-сервер, интеграция с ридерами, сканирование жёсткого диска на наличие файлов электронных книг и плагинов. Но куда же без минусов: не найдёте поддержку форматов JAR, DJVU и CHM; не найдёте автоматический экспорт базы данных книг.

1С: Библиотека (MacOS, Windows, Linux)

Это серьёзная организация, которая неоднократно доказывала свою состоятельность на рынке программ и сервисов для автоматизации учёта данных и процессов. Так вот, продукт от 1С позволяет автоматизировать рабочие процессы библиотеки. Есть возможность интегрировать с другими решениями фирмы «1С».

Имеются разные конфигурации для школы, ВУЗа, колледжа. Есть экспорт и импорт данных в MARC-форматах. Полная поддержка национального коммуникативного формата RUSMARC. Описание любых видов изданий, включая документы в электронном формате, видео-, аудио-, нотные, картографические, изоиздания и прочее. Формирует отчётные и учётные документы. Интегрируется в вашу бухгалтерию, если надо. Имеется виртуальный кабинет читателя.

OPAC-Global (Windows, Linux и другие)

Одна из автоматизированных библиотечных информационных систем, основанная на облачных технологиях. Систему можно развернуть как для отдельной небольшой библиотеки, так и для сети библиотек.

Умеет подгружать информацию более-менее известных книг из сети. По сути, онлайн-каталогизатор. Система, конечно же, кроссплатформенная. Но лучше всего будет работать с MS Windows Server Sun, OS Solaris IBM, OS AIX Linux.

Интересно, что OPAC-Global пользуют в Президентской библиотеке имени Б. Н. Ельцина, научной библиотеке Государственной Третьяковской галереи, Центральной научной библиотеке ПМГМУ им. И. М. Сеченова и других.

Koha (Linux, Windows, MacOS)

Открытая АБИС для всех желающих и более-менее разбирающихся в программировании. Хотя, возможно, я утрирую.

Интерфейс разделён для читателей и библиотекарей. Имеется поиск, статистика по обороту книг, читателям. Модуль каталогизации со встроенным клиентом Z39.50. Найдёте систему периодики для журналов и газет. Минус системы в том, что она более распространена за границей, и, соответственно, русскоязычная база бедна. Работает через браузер, но разработчики советуют пользоваться Apache, MySQL и другими подобными инструментами.

АБИС Либра (Windows)

Каталогизация книг, периодики. Картотека читателей имеется, регистрация новых читателей, выдача и возврат книг, поиск и так далее. Базовая версия Либры идеально подойдёт для районных, сельских, школьных библиотек.

Можно сканировать штрих-коды (через COM-порт, например), связывать библиографическое описание с электронным файлом. Нет необходимости устанавливать Access или другие СУБД. Есть возможность резервного копирования, так как всё в одном файле хранится. Работает даже на «чайнике» (если сильно постараться). Кстати, вы сами сможете создавать эти штрих-коды, распечатывать и клеить на книжки.

Либэр (Windows, MacOS, Linux)

Имеется два варианта исполнения: в виде программы; и в виде браузерного решения — Вэб-Либэр называется.

Автоматизируйте все библио-процессы: комплектование, каталогизацию, ведение справочников, поиск и обмен библиографическими записями, учёт читателей, выдачи и возвраты документов, МБА, печать выходных форм, статистику, бюджет. Тут больше нечего добавить. Большой плюс то, что есть онлайн-вариант.

МегаПро (Windows, MacOS, Linux)

Сможете строить библиотечные сети, каталогизировать, эффективно управлять выдачей-возвратом книг и так далее при помощи web-технологий.

Это онлайн-сервис, который при необходимости может использоваться и в более традиционном варианте — как программа на компьютер. Интерфейс интуитивно понятен, широкая возможность настроек, почти все виды документов, всё по ГОСТ Р 7.0.100-2018. Поддержка форматов MARC21, RUSMARC, UNICODE при экспорте и импорте данных. Можно работать с различным RFID-оборудованием.

АБИС «Марк» (Windows, MacOS, Linux)

Ещё одна программа для автоматизированной библиотечной работы.

Каталогизация, систематизация книг и читателей, учёт всего фонда библиотеки, возможность межбиблиотечного абонемента. У программы имеется облачная версия. Поддерживает различные популярные СУБД (MySQL, PostgreSQL, MS SQL, Oracle). Можно гибко настроить и расширить функциональные возможности благодаря использованию встроенных скриптов (JavaScript и API).

АБИС «Руслан-Нео» (Windows, MacOS, Linux)

Это очень старая система. Можно сказать, самая первая на российском рынке, работающая по международному протоколу Z39.50 при работе с электронным каталогом. Раньше она называлась АБИС Руслан. С 2016 года продукт был переработан и назван «Руслан-Нео».

Из интересного: модульное наращивание функциональности. К примеру, надо вам обработку запросов на МБА/ЭДД для одной или нескольких библиотек на основе каталогов, — добавляете модуль АРМ МБА. Использует технологии HTML, CSS и JavaScript. Протокол SIP2 для работы с RFID-оборудованием любого производителя. Формат RUSMARC тоже тут. Поддержка UNICODE и автоматическая генерация значения DOI для ресурсов. Поддержка работы через браузер. Использование СУБД Oracle, MySQL, PostgreSQL и других для хранения данных.

АБИС «ИРБИС» (Windows, MacOS, Linux)

Ещё одна мощная библиотечно-информационная система, которая совместима с российским и международным форматами данных.

Безлимитное создание баз данных, каталогизация книг, обработка и описание их. Веб-версия тоже имеется. Фишки: технология автоматического формирования словарей, подтягивание информации из официальных больших интернет-ресурсов, создание большой базы с поиском по каталогу. Ведение баз данных УДК, ББК, ГРНТИ и Тезауруса. Возможность перевода пользовательских интерфейсов на другие языки.

Alfa Ebooks Manager (Windows, MacOS, Linux)

Наверное, единственный продукт из списка, который по дизайну выглядит более современно и юзер-френдли. С помощью программы можно развернуть локальный веб-сервер.

Описание и другие данные книг и других материалов периодически обновляются через ОЗОН, LitRes и другие такие сайты. Можно смотреть книги в 3D — более лучшее понимание того, как выглядит книга. Можно конвертировать форматы книги для Kindle, iPhone и Android читалок. Имеется редактор метаданных в EPUB, MOBI, FB2, PDF, AZW. Поддерживает аудиокниги. Читать можно прямо в программе через встроенный ридер. И вишенка на этом торте — есть возможность использовать онлайн-версию.

Источник

Творческая картотека

Картотека – старый инструмент для генерации новых идей

Среди инструментов работы с информацией и развития творческого мышления одним из самых годных для меня оказалась весьма архаичная штука. Самое универсальное и четкое описание этого инструмента я встречал у гуру отечественного тайм-менеджмента, товарища Глеба Архангельского, но сама идея мелькает в ноосфере то здесь, то там, начиная, наверное, с писателей еще века 18-го. Называется он (у Архангельского) творческой картотекой.

Идея, сама по себе, проста и интуитивно понятна. Суть: сделать этакую кормушку для подсознания, его «раскачки» на выработку креативных идей по нужной теме, а заодно – реализовать один из базовых принципов GTD, согласно которому все должно оперативно фиксироваться где-то на внешнем носителе и выкидываться из головы. Механизм: записываешь удачные идеи на отдельные карточки и впоследствии периодически эдак медитативно перебираешь их. Всё.

Теперь подробнее

Для начала – что считать «идеей»?
А это зависит от рода твоей деятельности. Для ученого – факты, касательно которых он спинным мозгом чует, что «это бззз не просто так», но доказать пока что не может. Для журналиста и копирайтера – отдельные удачные фразочки, заголовки, темы. Для писателя – зарисовки, наброски и проч.

Очень полезная вещь – картотека – для стартапера, маркетолога и вообще человека, которому нужно «родить» некое новое видение, новый подход к проблеме. Этим нужно писать на карточках вообще все, что, согласно чутью, может иметь отношение к стоящей задаче, да и вообще все, что нравится. Инструмент задействует ассоциативное мышление, так что красивый ход, описанный в книжке про военную разведку (и идея которого была законспектирована на карточке), может вдруг переплавиться в решение старинной проблемы, например, с персоналом.

Главное тут – идея должна быть одна. Ее не надо пытаться ни к чему привязать, это – отдельный смысловой квант, будь то каламбур из двух слов или схема работы синхрофазотрона.

Здесь мы как раз касаемся правил GTD, которые гласят, что любую фигню, которая вас заинтересовала, стоит фиксировать, оставляя ее описание (или напоминалку об этой фигне) в специальном накопителе, и разгребать этот накопитель с определенной регулярностью.

Важно найти накопитель, работать с которым тебе будет удобно. Еще не так давно пальму первенства прочно удерживал диктофон, но сегодня черкнуть на планшетике в Evernote для многих оказывается проще.

Если начать делать это, оказывается, что интересных мыслей в течение дня тебе приходит довольно много. Гораздо больше, чем ты сам думал, а главное – приходят они всегда неожиданно и в неподходящее время (вот тут и начинает играть роль удобство накопителя). И вечером какие-то из этих идей сразу «идут в дело», а некоторые девать некуда, а выкидывать жалко. Вот их и нужно помещать в картотеку.

Запись должна быть короткая, но содержательная и ясная, чтобы не приходилось потом пытаться понять, о чем это. Конспект с адекватными сокращениями и, возможно, рисунками – самое оно. Кроме того, запись должна быть хорошо читаемой, видной.

Картотека – бессистемна, т.е. карточки не должны храниться в порядке. Они, наоборот, должны представлять собой хаос, сумбур, скопище всего и сразу. И в одном месте. Собственно, в этом вся фишка.
Моя самая первая картотека велась, как положено, на картонках, которые я хранил в старой обувной коробке. Когда я тряс ее, они прикольно грохотали внутри.

Теперь – как работать с этим

К картотеке полагается обращаться регулярно и медитативно.

Что искать?
А) Ответы на свои вопросы.
Б) Структуры.

Поясню.
Первое. Смысл подобного инструмента – именно в поиске нетривиальных решений для текущих задач. Только не нужно ждать, что ответы придут сами и будут очевидны. Возможно, вы сами не поймете, что решение актуальной для вас проблемы сформировалось благодаря работе с картотекой (по ассоциации с чем-то), и отрефлексируете это только потом.

Второе. Смысловые «кварки» в картотеке будут постоянно пытаться соединяться друг с другом. Процесс это неспешный, а на выходе вы будете получать некие концепции, сложные (относительно своих исходников) смысловые структуры. Это могут быть структуры статей, идеи стартапов, идеи «как нам перестроить компанию» или просто некие оформившиеся представления о тех или иных жизненных явлениях. («Гляди-ка, действия правительства Китая в отношении Индии повторяют принцип работы синхрофазотрона»).

Когда такая структура оформилась, т.е. несколько карточек для вас плотно «сцепились» вместе в смысловом плане, получившуюся макро-идею нужно вынимать из картотеки (физически убирать оттуда эти карточки) и по возможности запускать в работу. (Скорее всего, идея будет не абстрактная, а имеющая отношение к решению волнующих вас проблем, см. пункт А).

Структура очень важна. Например, мне доводилось читать про использование подобной картотеки голливудскими сценаристами. Современный сценарий – это тоже известная структура, и довольно жесткая. «Нанизывать» события на требуемый каркас, удерживая и их, и его, в голове, довольно сложно. Выручают карточки: когда их разносишь по тому же каркасу, который визуализирован на доске, видишь, что вот эти десять штук, например, все относятся к одному и тому же этапу развития сюжета, и значит, половину нужно выкинуть; зато другие этапы провисают. (До этого большое количество карточек создавало впечатление, что сценарий добротный).

Когда речь идет о формировании любой другой смысловой структуры, работают те же принципы: разместив ее элементы в нужном порядке, ты видишь, целостна ли она, или «хромает».

Многие карточки никак и никогда не пригодятся. Если карточка надоела, примелькалась, замылила глаз, содержащаяся на ней мысль стала для тебя общим местом и перестала восприниматься как нечто самостоятельное и оригинальное – долой такую карточку. В картотеке нужно регулярно проводить ревизию.

Бумажная картотека vs. электронная

До сих пор спорный момент.
С одной стороны, хранить картонные карточки в обувной коробке – уже вообще как-то не комильфо. С другой, лично я отмечаю меньшую эффективность всех попыток перенести картотеку в электронную среду сравнительно с ее бумажным существованием.

Причина, в общем, понятна – бумажные карточки можно трогать, перебирать, физически руками складывать из них комбинации. Очевидно, эта моторика «раскачивает» подсознание мощнее, нежели перемещение виртуальных карточек при помощи мыши.

Полумера – стикеры или бумажки на магнитной/пробковой доске. Выглядит адекватнее самопальных картонок, но все же менее «материальны» и удобны. Зато с такой картотекой возможна некая командная работа.

Источник