- Skype for Business: обзор возможностей
- Содержание
- Lync: перезагрузка
- Интерфейс
- Функциональность
- Ключевые новшества
- Контакты в «Skype для бизнеса»
- Возможности аудио, видеосвязи и конференций
- Безопасность
- Инструкция по установке «Skype для бизнеса»
- Изменение состояния присутствия в Skype для бизнеса
- Изменение состояния присутствия
- Выбор подходящего состояния
- Примерные ситуации состояний присутствия
- Добавление и удаление личной заметки
- Добавление личной заметки
- Удаление личной заметки
- Включение и отключение уведомления об отсутствии на рабочем месте
- Как включить уведомление в Outlook
- Как отключить это уведомление в Outlook, чтобы оно не отображалось в Skype для бизнеса
- Как синхронизировать учетные записи Skype для бизнеса и Outlook
- Изменение состояния присутствия
- Выбор состояния присутствия
- Добавление или удаление сообщения о состоянии
- Добавление сообщения о состоянии
- Удаление сообщения о состоянии
Skype for Business: обзор возможностей
Весной 2015 года Microsoft представила решение «Skype для бизнеса» (Skype for Business) – «преемника» платформы Lync для взаимодействия и совместной работы. От Lync оно унаследовало все коммуникационные возможности, которые пополнились и новыми функциями, а от Skype – привычный пользовательский интерфейс.
Содержание
Lync: перезагрузка
«Skype для бизнеса» появился в результате ребрендинга сервиса Microsoft Lync, хорошо знакомого многим компаниям. В «реинкарнации» продукта сохранились все возможности Lync для коммуникаций, совместной работы и обеспечения безопасности, а также инструменты для администрирования.
«Skype для бизнеса» вышел как обновление Lync 2013. Владельцы лицензий на Lync Server могут обновить Lync Server 2013 до Skype for Business Server без необходимости установки дополнительного оборудования. Клиенты Office 365 получили обновление до Skype for Business автоматически с его выходом в апреле.
Коммуникационная платформа может быть развернута как на собственных серверах компании, так и в публичном облаке или в облаке партнера. Как и Lync, она интегрируется с программами Microsoft Office, из которых можно запускать процессы совместной работы.
Мобильный клиент «Skype для бизнеса» доступен под платформу Windows Phone, а в августе 2015 года Microsoft выпустила предварительную версию Skype for Business для платформ iOS и Android.
Интерфейс
Интерфейс клиента «Skype для бизнеса» нельзя назвать абсолютно идентичным интерфейсу домашнего Skype, однако основные элементы управления, основные диалоги, иконки были из него позаимствованы. В частности, из Skype перекочевала голубая цветовая гамма, скругленное оформление иконок и статусов присутствия, оформление окна чата и сообщений, анимированные смайлики.
Функциональность
Ключевые новшества
Важно отметить, что функциональность «Skype для бизнеса» не является фиксированной и будет пополняться новыми возможностями по мере выхода обновлений, выпускаемых в среднем раз в квартал.
Контакты в «Skype для бизнеса»
В «Skype для бизнеса», в отличие от домашнего Skype, пользователь может видеть только контакты людей, зарегистрированных в службе единого каталога Microsoft Active Directory. Таким образом, можно быть уверенным в том, что человек, с которым вы общаетесь, является именно тем, за кого себя выдает. Использование общего каталога позволяет также реализовывать гибкий поиск контактов в рамках организации: их можно искать по имени, телефону, должности и т.д. При этом к поиску подключены и контакты пользователя из Outlook.
Отображаемые в контактах фотографии пользователей хранятся централизованно в общем каталоге. Нажав на фото контакта в окне «Skype для бизнеса», можно сразу увидеть список опций для взаимодействия с ним: отправка текстового сообщения, звонок на компьютер или на обычный телефонный номер, отправка электронной почты, видеозвонок, сообщение на голосовую почту.
Общение не ограничивается сотрудниками одной компании: если позволяет служба безопасности, в список контактов можно добавлять сотрудников дружественных компаний, которые используют «Skype для бизнеса» либо предыдущие версии Lync, и общаться с ними как с внутренними коллегами.
В «Skype для бизнеса» можно общаться и с обычными пользователями Skype, если это позволяет служба безопасности. При этом пользователя «Skype для бизнеса» нельзя найти по имени в общем каталоге контактов домашнего Skype: необходимо как минимум знать адрес его электронной почты.
Одной из важных функций «Skype для бизнеса» является возможность установить статус присутствия, позволяющей определить, может ли контакт сейчас общаться, и если может, то каким способом. Статус может выставляться вручную – например, «занят» или «не беспокоить». В случае с последним сотрудника могут потревожить звонком или сообщением только избранные коллеги, для которых установлен повышенный уровень доверия. Режим «не беспокоить» может включаться и автоматически, например, если пользователь начал с компьютера показывать презентацию PowerPoint.
При этом в статусе отображается и причина, по которой пользователя нельзя беспокоить в данный момент: например, говорит ли он по телефону или находится на встрече. При наличии необходимых прав доступа можно также увидеть, где и на какой именно встрече находится контакт. Возможно также установить оповещение о том, когда статус пользователя изменится и он станет доступен для общения. Для домашних пользователей Skype подробная информация о статусе пользователя «Skype для бизнеса» не отображается.
Возможности аудио, видеосвязи и конференций
Из «Skype для бизнеса» можно совершать голосовые звонки как на клиент, так и на обычный телефон, а также устанавливать видеосвязь. При наличии хороших каналов связи и хорошей камеры можно получать качество видео вплоть до Full HD как при общении по схеме «точка-точка», так и в режиме конференции.
Одной из «фишек» «Skype для бизнеса» в части видео является наличие в нем функции зеркала: перед соединением с собеседником при видеозвонке можно открыть предпросмотр видео, чтобы убедиться, что с собственным внешним видом все в порядке и не стыдно себя показать.
«Skype для бизнеса» предоставляет возможности для организации онлайн-конференций с возможностью одновременного участия до 250 пользователей без дополнительных инвестиций. С выделенными серверами возможно подключение к конференции до тысячи человек.
В ближайшее время пользователям должна также стать доступна новая функция Skype Meeting Broadcast. Она позволит организовывать вещание из «Skype для бизнеса» в интернете для аудитории до 10 000 человек, которые смогут присоединиться к виртуальному собранию в браузере с любого устройства. Запись трансляции при этом автоматически сохраняется в облаке Microsoft, где будет доступна для скачивания.
В окне конференции в «Skype для бизнеса» может отображаться до 6 «живых» видео-изображений активных участников, а остальные участники отображается там же, представленные фотографиями. Если человек начинает говорить, фотография превращается в видео и наоборот – видео становится фотографией, если человек говорить прекращает. Если же кто-то из участников захочет увидеть в своего коллегу, участвующего в конференции, независимо от того, молчит тот или говорит, достаточно кликнуть на его фото.
Приглашение на виртуальное собрание может создаваться в Outlook. В нем будет содержаться вся необходимая информация для подключения участника, в том числе через веб-клиент. Можно установить для участников напоминание о времени начала конференции. Приглашение можно отправить не только сотрудникам компании, но и сторонним пользователям, у которых не установлен «Skype для бизнеса».
Одной из интересных функций режима конференции является возможность в один клик отключать микрофоны всех участников и включать отдельные из них, когда кто-то говорит. Это может быть полезным, если кто-то из участников собрания находится в шумной обстановке: в этом случае посторонние звуки не придется слышать всем остальным пользователям.
Во время конференции можно демонстрировать презентации PowerPoint. При этом каждый участник может в момент выступления рассказчика на своем устройстве проматывать презентацию вперед и назад, просматривая другие слайды.
Одна из функций презентационного режима – голосование. Прямо в ходе конференции можно создать опросник и представить его участникам. Еще одной интересной функцией является возможность делать заметки в ходе конференции через One Note, которые по ее завершении могут быть разосланы участникам.
Безопасность
Добавление сторонних контактов в список пользователя может контролироваться службой безопасности. Можно настроить подачу запросов на добавление контактов в список через специальную форму, направляемую в службу безопасности. При этом за счет встроенных средств мониторинга последняя может отслеживать, какой информацией пользователь с этими контактами обменивается. «Skype для бизнеса» позволяет сохранять всю переписку, записи видеоконференций в архивах, а служба безопасности впоследствии может сканировать записи по ключевым словам.
Настройки политик безопасности также позволяют ограничить возможные виды коммуникаций в «Skype для бизнеса» с пользователями, не являющимися сотрудниками компании: к примеру, выставить запрет на видеозвонки с отдельными контактами.
Материал подготовлен при поддержке российского представительства Microsoft.
Инструкция по установке «Skype для бизнеса»
Устанавливаем «Skype для бизнеса», входящего в Microsoft Office 365 для проведения видеоконференций и митингов через Интернет (оригинальное название у Microsoft — собрание Skype). Такая установка нужна тем, у кого есть оплаченная подписка на Office 365. Как присоединиться к конференции или митингу простым участникам смотрите тут
Подробная инструкция действий по установке и входу в Skype for Business с видео — примером.
Смотрим видео и действуем также!
Пошаговая инструкция :
1. Проверьте получение информации о входе в облако Microsoft. В рамках пилотного проекта мне и каждому участнику была предоставлена электронная почта (логин для входа) и пароль (его нужно обязательно сменить!). У меня такие:
2. В любом браузере, где открываются страницы Интернет, набираем строку адреса:
portal.office.com
По этому адресу попадаем на страницу входа в облако Office 365 компании Microsoft, где нужно ввести предоставленные логин и пароль. ВНИМАНИЕ! Этот адрес нужно запомнить, он является основной точкой входа в облако MS Office 365 и используется для всех приложений с доступом через веб-интерфейс.
3. Вводим логин и пароль, то есть выданный адрес электронной почты (прописные и строчные буквы не различаются, можно писать весь адрес маленькими) и пароль. Галочку возле «Оставаться в системе» снимаем, как на рисунке ниже.
4. ВАЖНО. Если возникает ошибка при вводе логина и пароля, проверьте, правильно ли вводятся учетные данные. Пароль должен повторять прописные буквы прописными, строчные — строчными, цифры — цифрами. Символ в символ. Проверьте, не закрался ли невидимый пробел. Проверьте также язык ввода и не нажата ли клавиша CapsLock.
5. Откроется основная страница для работы в MS Office 365. Она выглядит так:
6. В верхнем правом углу снимаем галочки «Сделать Bing поисковой системой» и «Сделать MSN домашней страницей» нажатием мышью в маленьких квадратах:
7. Там же под большой красной кнопкой «Установить сейчас» выбираем строку-ссылку «Другие установки». Раскроется новое окно с новым меню, в котором выбираем «Skype для бизнеса» («Skype for Business»), как на рисунке ниже:
8. Нажатием на строку-ссылку «Skype для бизнеса» выбираем именно это приложение из всего пакета Office 365 и попадаем на его страничку с кнопкой «установить»:
На этой страничке проверяем и выставляем правильные данные: язык — русский, версия — версия операционной системы Windows (или 64-разрядная, или 32-разрядная). В выборе версии операционной системы не бойтесь ошибиться, при установке «Skype для бизнеса» будет произведена автоматическая проверка Вашей версии, и если она не совпадет с указанной, появится сообщение об ошибке. В этом случае просто выберете другой вариант. ЖМЕМ «УСТАНОВИТЬ».
9. ВАЖНО. Скачивается примерно 500 Мб. Если Интернет подключен с оплатой за трафик (количество байт), проверьте наличие нужного количества, а также проверьте наличие свободного места на компьютере.
При скачивании на компьютер установочного файла возмутилась моя система безопасности (см. рисунок ниже, желтый треугольник с восклицательным знаком внизу экрана), мне пришлось подтвердить сохранение файла и его запуск.
Инструкцию по дальнейшей установке подсказывает сам Microsoft: запуск скачанного файла (Выполнить), подтверждение операции («Да» системе безопасности), долгое ожидание скачивания и установки приложения. Вы видите эту инструкцию в окне с красным заголовком «Осталось всего несколько шагов…».
10. Запускаем скачанный инсталляционный (установочный) файл, подтверждаем запуск системе безопасности (нажимаем «Да» или «Run») и наслаждаемся установкой, у меня это заняло минут 20:
11. УРА! Приложение MS Office 365 «Skype для бизнеса» установлено!
Теперь необходимо запустить приложение. Первый запуск требует некоторых действий:
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 1. Найдите установленное приложение по названию и запустите.
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 2. Приложение требует ввести номер телефона для активации, сделайте это.
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 3. Можно использовать существующую учетную запись для входа. Важно: высланные Вам учетные данные в облако Microsoft, как на рисунке, не годятся! Будет выдано сообщение об ошибке, поэтому просто закройте окно.
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 4. В следующем окне требуется подтвердить свое согласие с лицензионным соглашением компании Microsoft. Нажмите кнопку «Принять»:
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 5. Появится окно для входа в «Skypе для бизнеса». Здесь пригодятся как раз Ваши данные из пункта 1, сначала адрес электронной почты, а потом и пароль:
Запуск «Skype для бизнеса», шаг 6. Рекомендую разрешить сбор данных в окне «Помогите улучшить..» нажатием кнопки «Да»:
ГОТОВО!
Вы вошли в «Skype для бизнеса», можно начинать его использовать, общаясь со своими коллегами, друзьями и собирая видеоконференции.
Изменение состояния присутствия в Skype для бизнеса
Сведения о присутствии — это быстрый способ оповестить других пользователей о вашей доступности. Состояние присутствия задается автоматически на основе календаря Outlook, однако при желании его можно изменить вручную.
Например, если у вас сейчас запланировано собрание в Outlook, в Skype для бизнеса отображается состояние «На собрании». Если выполняется аудио- или видеозвонок в Skype для бизнеса, отображается красный индикатор присутствия «Занят» и состояние «Говорю по телефону».
Вы также можете вручную задать состояние присутствия, чтобы включить в него сведения, которые будут видеть другие пользователи. Ваше присутствие может также включать личную заметку, которая отображается в списке контактов и на карточке контакта. Это позволит другим пользователям получить больше информации о том, чем вы в данный момент занимаетесь.
Изменение состояния присутствия
Щелкните стрелку раскрывающегося меню состояния под вашим именем в главном окне Skype для бизнеса, а затем выберите состояние, которое будет отображаться для других пользователей.
Чтобы отменить заданное вами состояние и сделать так, чтобы приложение Skype для бизнеса автоматически обновляло его, откройте меню состояния и выберите пункт Сбросить состояние.
Выбор подходящего состояния
Очень важно правильно выбрать состояние. В следующей таблице указаны возможные состояния присутствия, а также описано, что они значат и как их установить.
Как установить состояние
Вы находитесь в сети и доступны для общения.
Задается автоматически в зависимости от работы с клавиатурой или на основе календаря Outlook. Кроме того, это состояние можно задать, чтобы уведомить других пользователей о том, что вы на работе, хотя и не пользуетесь компьютером.
Вы отошли от компьютера на несколько минут.
Вы можете в любой момент задать это состояние присутствия.
Нет на месте/показывать состояние «Нет на месте»
Вход в систему выполнен, но вы не пользовались компьютером или он был неактивен в течение определенного (заданного вами) времени.
Задается автоматически в зависимости от работы с клавиатурой или на основе календаря Outlook. Skype для бизнеса задает состояние «Неактивен», если вы не пользовались компьютером в течение пяти минут, и состояние «Нет на месте», если неактивное состояние сохранялось в течение пяти минут. (Чтобы изменить эти значения по умолчанию, нажмите кнопку параметры , выберите пункт состояние, а затем щелкните стрелку рядом с кнопкой Показать как неактивную, когда мое состояние бездействует в течение этого времени в течение многих минут и Показать мне, когда мое состояние было неактивным в течение этого времени.) Вы также можете в любой момент задать это состояние присутствия.
Вы не на работе и не можете общаться.
Вы можете в любой момент задать это состояние присутствия.
Вы заняты и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Задается автоматически на основе календаря Outlook. Вы также можете в любой момент задать это состояние присутствия. Если вы вручную задали значение » занято«, оно вернется в состояние календаря Outlook в 24 часа, если оно не будет изменено.
Говорю по телефону
Вы участвуете в звонке Skype для бизнеса (двустороннем звонке) и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Задается автоматически в зависимости от работы с телефоном.
Вы на собрании и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Задается автоматически на основе календаря Outlook.
Вы участвуете в конференции Skype для бизнеса (собрание Skype для бизнеса со звуком) и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Задается автоматически при подключении к конференции или сеансу «Провести собрание».
Вы не хотите, чтобы вас отвлекали (будут отображаться уведомления о беседах только от участников вашей рабочей группы).
Вы можете в любой момент задать это состояние присутствия. Если вручную задать состояние Не беспокоить, через 24 часа возвращается состояние, основанное на календаре Outlook, если вы не измените его до этого момента.
Вы проводите презентацию и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Задается автоматически, когда вы присутствуете на собрании Skype для бизнеса. Вы можете изменить этот параметр в окне «Параметры состояния».
Вы отсутствуете на рабочем месте.
Задается автоматически на основе календаря Outlook.
Нет на месте (автоматический ответ включен)
Вы включили функцию автоматического ответа в Outlook.
Задается автоматически при настройке автоматических ответов в Outlook.
Вы не вошли в систему. Для людей, для которых вы заблокировали просмотр сведений о присутствии, будет отображаться состояние «Не в сети».
Задается автоматически в зависимости от работы с клавиатурой или на основе календаря Outlook.
Не удается определить состояние присутствия.
Это состояние может отображаться для контактов, которые не используют программу Skype для бизнеса для обмена мгновенными сообщениями.
Примечание: Если в Outlook включено уведомление об отсутствии на рабочем месте, заметка, написанная в Outlook, отображается также и в Skype для бизнеса, а рядом с состоянием присутствия (под вашей фотографией) появляется красная звездочка (*).
Примерные ситуации состояний присутствия
Не можете понять, как использовать сообщения о присутствии, если находишься не в сети или не на рабочем месте? Приведенные ниже примеры помогут в этом разобраться.
Сообщение в Skype для бизнеса
Уезжая в отпуск на неделю, Мигель включил функцию «Автоответы» в Outlook, чтобы сообщить о своем отсутствии другим пользователям. Он отменил или отклонил все встречи на предстоящую неделю, выполнил выход из системы на ноутбуке и отключил его.
На этой неделе Кайо собирается на конференцию, которая будет проходить в соседнем городе. Она включила функцию «Автоответы» в Outlook, чтобы сообщить своим клиентам, что ее не будет в городе, но она будет периодически выходить в сеть с помощью Skype для бизнеса.
Крис работает пять дней в неделю, но в обеденный перерыв ему необходимо быть у врача. Он отметил на своем календаре состояние «Отсутствую 30 минут», чтобы коллеги не рассчитывали на него в это время.
У Луизы неожиданно возникли неприятности дома, и она включила функцию «Автоответы» в Outlook, чтобы сообщить о своем отсутствии другим пользователям. Она еще не изменила данные в своем календаре, поскольку еще не знает, когда сможет вернуться.
Аади уехал на рыбалку на неделю в пятницу. Он включила функцию «Автоответы» в Outlook, чтобы сообщить о своем отсутствии другим пользователям, заблокировал вход в систему на своем настольном компьютере с Windows и отключил Skype для бизнеса.
Добавление и удаление личной заметки
Введите личную заметку, например «работа из дома», в верхней части главного окна Skype для бизнеса, чтобы предоставить доступ к текущим сведениям о вашем состоянии. Однако вы можете подробнее рассказать контактам о том, где вы находитесь и чем заняты, написав для них личную заметку в верхней части главного окна Lync, например «Работаю дома». Заметка будет отображаться с вашей карточкой контактой, и ее можно будет изменить в любое время.
Добавление личной заметки
В главном окне Skype для бизнеса щелкните расположенное над вашим именем поле заметки и введите необходимый текст, например «Работаю дома» или «Срочная работа. Пожалуйста, пишите мгновенные сообщения».
Удаление личной заметки
Нажмите заметку над вашим именем, нажмите клавишу BACKSPACE, а затем нажмите ВВОД. В поле вновь появится сообщение по умолчанию «Что происходит сегодня?»
Включение и отключение уведомления об отсутствии на рабочем месте
Если ваша учетная запись Skype для бизнеса синхронизируется с календарем Outlook, сообщение об отсутствии на рабочем месте отображается как личное Примечание в Skype для бизнеса при каждом включении уведомления об отсутствии на рабочем месте в Outlook. Таким образом, например, когда вы будете в отпуске, вы можете настроить уведомление об отсутствии на рабочем месте в Outlook, указав, что вы находитесь в отпуске (и предоставлены ли вам какие-либо важные сведения, такие как проверка электронной почты и назначение резервной копии). Это уведомление публикуется в карточке контакта и других контактных лицах, которые отображаются в списке контактов в Skype для бизнеса.
Важно: Вернувшись из отпуска, не забудьте отключить уведомление об отсутствии на рабочем месте. Это можно сделать только с помощью Outlook. В Skype для бизнеса нет такой функции.
Как включить уведомление в Outlook
Откройте в Outlook вкладку Файл, нажмите кнопку Автоответы, выберите команду Отправлять автоответы, введите уведомление об отсутствии на рабочем месте и задайте расписание его отображения.
Как отключить это уведомление в Outlook, чтобы оно не отображалось в Skype для бизнеса
В Outlook выберите в меню Файл > Автоответы > Отключить. (До того как заметка перестанет отображаться в Skype для бизнеса, может пройти около 30 минут.)
Как синхронизировать учетные записи Skype для бизнеса и Outlook
В главном окне Skype для бизнеса щелкните Параметры.
В Skype для бизнеса — Параметры щелкните Личные.
Установите флажок Обновлять мое состояние присутствия на основе данных календаря.
Чтобы синхронизировать учетные записи и Outlook, установите флажок Отображать мое состояние «Нет на месте» для контактов на уровнях конфиденциальности «Друзья и семья», «Рабочая группа» и «Коллеги»Skype для бизнеса.
Изменение состояния присутствия
Примечание: В настоящее время. Skype для бизнеса на Mac не предоставляет сведений о присутствии на основе календаря Outlook. Это будет доступно в будущем обновлении.
Щелкните фотографию, нажмите на стрелку раскрывающегося списка В сети под вашим именем, а затем выберите состояние, которое будет отображаться для других пользователей.
Чтобы отменить заданное вами состояние и сделать так, чтобы приложение Skype для бизнеса автоматически обновляло его, выберите Автоматически.
Выбор состояния присутствия
Очень важно правильно выбрать состояние. В следующей таблице указаны возможные состояния присутствия, а также описано, что они значат и как их установить.
Вы находитесь в сети и доступны для общения.
Вы заняты и не хотите, чтобы вас отвлекали.
Вы не хотите, чтобы вас отвлекали (будут отображаться уведомления о беседах только от участников вашей рабочей группы).
Вы отошли от компьютера на несколько минут.
Вы не на работе и не можете общаться.
Показывать состояние «»Нет на месте»»
Вход в систему выполнен, но вы не пользовались компьютером или он был неактивен в течение определенного (заданного вами) времени.
Добавление или удаление сообщения о состоянии
Чтобы подробнее рассказать о том, где вы находитесь и чем заняты, введите сообщение, например «»Работаю дома»». Вы можете изменить это сообщение в любое время.
Добавление сообщения о состоянии
Щелкните свою фотографию. Затем выберите Сообщение о состоянии и введите текст сообщения, например «»На тренировке»» или «»Работаю над срочным проектом. Пишите в мессенджер»».
Удаление сообщения о состоянии
Щелкните свою фотографию, выберите ранее добавленное сообщение и нажмите Удалить.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).